Le temps passé hors production, celui que personne ne compte

On sait ce que coûte une heure de presse. On ne sait presque jamais ce que coûte une heure de devis, ni combien il en faut pour gagner une commande.

L'ordre de grandeur

Dans une entreprise de cinquante personnes en injection, il n'est pas rare de trouver six à huit personnes hors production directe : commerce, devis, ordonnancement, achats, qualité, comptabilité. Leur coût chargé approche celui de trois presses qui tournent en continu.

Ces heures se répartissent en frais généraux, donc au prorata du chiffre d'affaires. Ce qui revient à supposer qu'une commande de mille pièces et une commande de cent mille demandent le même travail administratif. Elles n'en demandent pas le même, et l'écart est du même ordre que la marge.

Trois mesures qui suffisent

Le taux de transformation des devis. Nombre de devis émis, nombre gagnés, sur un trimestre. Puis le temps moyen passé par devis. Le produit des trois donne le coût d'acquisition d'une commande. Beaucoup découvrent qu'il dépasse la marge sur les petites affaires.

Le nombre de lignes de commande par personne et par mois. C'est le seul indicateur de charge administrative comparable dans le temps. Il monte quand les séries raccourcissent, ce qui est exactement la tendance du marché.

Le temps de reprise. Combien de commandes repassent par l'ADV après leur enregistrement, pour modification de quantité, de date ou de prix. Chaque reprise coûte à peu près autant que la saisie initiale, et elle n'est comptée nulle part.

Le piège de la conclusion rapide

Ces chiffres invitent à refuser les petites séries. C'est rarement la bonne réponse : les petites séries amènent souvent les grandes, et la fidélité d'un client se joue sur les commandes urgentes.

La bonne réponse est de tarifer le travail administratif, par un minimum de facturation ou un forfait de mise en route, plutôt que de le noyer dans un taux horaire machine. Cela suppose de savoir combien il coûte, ce qui est tout l'objet de la mesure.

Par où commencer

Un mois, une personne, un relevé simple : chaque devis émis, avec le temps passé arrondi au quart d'heure et le résultat trois mois plus tard. Rien d'autre.

Ce relevé-là a le meilleur rapport entre l'effort demandé et ce qu'il change dans la façon de vendre.